Ekonomist – Bankacı Uğur GÜNDÜZ
Geleneksel iç denetimde, denetim elemanı denetlenen birimden istediği bilgiler ve bu bilgilerin işlenmesi yoluyla raporunu hazırlar. Pasif denetim diyebileceğimiz bu süreç, denetlenen biriminin bilgileri verdiği süre doğrultusunda tamamlanır.
X firmasında denetim için gittiğimiz birimin müdürü, önceden haber vermediğimiz için serzenişte bulunmuş, ancak genel müdürün onay vermesi halinde istenen bilgileri verebileceğini söylemişti. Yönetim kurulu adına denetim faaliyetlerini yürüten birime bilgi vermekten çekiniyordu. Dolayısıyla uzun ve yorucu, biraz da gergin bir denetim süreci olmuştu.
Geleneksel iç denetimden farklı olarak, dijital denetim manuel süreçleri en aza indirir ve denetim aktivitelerini daha hızlı, kapsamlı ve doğru hale getirir. DİD yerinde denetim yapılmasını engelleyen bir süreç değil aksine denetimi daha etkin kılan ve zaman tasarrufu sağlayan bir süreçtir. Bunun için firma faaliyetlerinin bilgisayar tabanında izlenmesi, faaliyetlere uygun bir dijital takip-yönetim (kurumsal yönetim) programı kullanılması ve çalışanların her işlem bazında bu programı kullanması sağlanmalıdır.
ERP diye adlandırılan (enterprise resource planning) kurumsal yönetim programlarından birini kullanmak, faaliyetlerin kontrolü ve etkin kararların alınmasında önemli rol oynar.
Dijital iç denetim nasıl yapılır?
Dijital iç denetim adımları şöyle:
● Veri toplama: İlk olarak, finans, operasyon, insan kaynakları gibi farklı departmanlardaki veriler toplanır. Bu veriler genellikle ERP (kurumsal kaynak planlaması) sistemleri, CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) yazılımları ve diğer dijital platformlardan alınır.
● Veri analizi: Toplanan büyük veri setleri, anormallikleri, dolandırıcılık belirtilerini, süreç hatalarını veya uyumsuzlukları tespit etmek için özel yazılımlar ve algoritmalarla analiz edilir. Bu analizler, trendleri ve risk alanlarını belirlemeye yardımcı olur.
● Sürekli izleme: Dijital denetim, belirli süreçleri sürekli olarak izleyebilir. Bu, denetçilerin sadece periyodik olarak değil, gerçek zamanlı olarak riskleri ve potansiyel sorunları saptamasını sağlar.
● Otomatik raporlama: Bulgular, manuel raporlamaya gerek kalmadan otomatik olarak oluşturulan panolar ve raporlar aracılığıyla sunulur. Bu, denetim sonuçlarının daha hızlı ve anlaşılır bir şekilde paydaşlara ulaşmasını sağlar.
Şirketlere faydası nedir?
Dijital iç denetimin şirketlere sağladığı önemli faydalar:
● Verimlilik artışı: Manuel veri toplama ve analiz süreçlerini ortadan kaldırarak denetim sürelerini kısaltır ve denetçilerin daha yüksek değerli işlere odaklanmasını sağlar, denetim maliyetlerini düşürür.
● Artan doğruluk ve kapsam: Büyük hacimli verilerin analizi sayesinde, manuel denetimde gözden kaçabilecek hatalar ve riskler daha kolay tespit edilir.
● Gerçek zamanlı risk tespiti: Sürekli izleme yeteneği sayesinde, riskler potansiyel bir sorun haline gelmeden önce hızla belirlenip önlem alınabilir.
● Maliyet azalması: Uzun vadede, manuel iş yükünün azalması ve hataların erken tespiti, dolandırıcılık ve uyumsuzluktan kaynaklanabilecek maliyetleri düşürür.
● Şeffaflık ve güven: Otomatikleştirilmiş ve veriye dayalı denetim süreçleri, denetim sonuçlarının şeffaflığını artırır ve yönetime daha güvenilir bir denetim güvencesi sunar.
Bir işyerini denetlemeye gelen müfettiş, ilgili müdüre, “Biriminizde ne tür bir yönetim anlayışı var?” diye sormuş.
Müdür, “Efendim, bizde, ‘yapılabilecek en kötü şeyi yapın’ ilkesi geçerli,” demiş.
Müfettiş şaşkınlıkla, “Bu nasıl bir yönetim anlayışı?” diye sormuş.
Müdür, “Çünkü yapabilecek en kötü şeyi yaptığınızda, her zaman daha iyisini yapma şansınız olur” diye cevap vermiş.
Sonuç olarak:
Dijital iç denetim, şirketlerin daha çevik, risk odaklı ve veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olan modern bir yaklaşımdır.
Son yıllarda yapay zeka uygulamaları her alana yayılmış ve özellikle devlet denetim mekanizması tarafından da kullanılmaya başlanmıştır. Şirketlerin mali denetim sürprizleriyle karşılaşmaması için etkin bir iç denetim sürecine sahip olması şarttır. Çünkü ancak bu şekilde şeffaf ve etkin bir yönetim sağlanabilir.
Şirketinizin mevcut iç denetim süreçlerini dijitalleştirmeyi düşünme zamanı gelmedi mi?
News
