Şirketinizin iç denetim süreçlerinde dijitalleşmeyi düşünme zamanı

Ekonomist – Bankacı Uğur GÜNDÜZ

Geleneksel iç denetimde, dene­tim elemanı denetlenen birimden istediği bilgiler ve bu bilgilerin iş­lenmesi yoluyla raporunu hazır­lar. Pasif denetim diyebileceğimiz bu süreç, denetlenen biriminin bilgileri verdiği süre doğrultusun­da tamamlanır.

X firmasında denetim için git­tiğimiz birimin müdürü, önceden haber vermediğimiz için serze­nişte bulunmuş, ancak genel mü­dürün onay vermesi halinde iste­nen bilgileri verebileceğini söy­lemişti. Yönetim kurulu adına denetim faaliyetlerini yürüten bi­rime bilgi vermekten çekiniyor­du. Dolayısıyla uzun ve yorucu, bi­raz da gergin bir denetim süreci olmuştu.

Geleneksel iç denetimden fark­lı olarak, dijital denetim manuel süreçleri en aza indirir ve denetim aktivitelerini daha hızlı, kapsamlı ve doğru hale getirir. DİD yerinde denetim yapılmasını engelleyen bir süreç değil aksine denetimi daha etkin kılan ve zaman tasar­rufu sağlayan bir süreçtir. Bunun için firma faaliyetlerinin bilgisa­yar tabanında izlenmesi, faaliyet­lere uygun bir dijital takip-yöne­tim (kurumsal yönetim) programı kullanılması ve çalışanların her işlem bazında bu programı kullan­ması sağlanmalıdır.

ERP diye adlandırılan (enterp­rise resource planning) kurumsal yönetim programlarından birini kullanmak, faaliyetlerin kontro­lü ve etkin kararların alınmasında önemli rol oynar.

Dijital iç denetim nasıl yapılır?

Dijital iç denetim adımları şöyle:

● Veri toplama: İlk olarak, fi­nans, operasyon, insan kaynakları gibi farklı departmanlardaki ve­riler toplanır. Bu veriler genellik­le ERP (kurumsal kaynak planla­ması) sistemleri, CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) yazılımları ve diğer dijital platformlardan alınır.

● Veri analizi: Toplanan bü­yük veri setleri, anormallikleri, dolandırıcılık belirtilerini, süreç hatalarını veya uyumsuzlukları tespit etmek için özel yazılımlar ve algoritmalarla analiz edilir. Bu analizler, trendleri ve risk alanla­rını belirlemeye yardımcı olur.

● Sürekli izleme: Dijital de­netim, belirli süreçleri sürekli olarak izleyebilir. Bu, denetçile­rin sadece periyodik olarak değil, gerçek zamanlı olarak riskleri ve potansiyel sorunları saptaması­nı sağlar.

● Otomatik raporlama: Bul­gular, manuel raporlamaya gerek kalmadan otomatik olarak oluş­turulan panolar ve raporlar ara­cılığıyla sunulur. Bu, denetim so­nuçlarının daha hızlı ve anlaşılır bir şekilde paydaşlara ulaşmasını sağlar.

Şirketlere faydası nedir?

Dijital iç denetimin şirketlere sağladığı önemli faydalar:

● Verimlilik artışı: Manuel veri toplama ve analiz süreçlerini ortadan kaldırarak denetim süre­lerini kısaltır ve denetçilerin daha yüksek değerli işlere odaklanma­sını sağlar, denetim maliyetlerini düşürür.

● Artan doğruluk ve kap­sam: Büyük hacimli verilerin analizi sayesinde, manuel dene­timde gözden kaçabilecek hatalar ve riskler daha kolay tespit edilir.

● Gerçek zamanlı risk tespi­ti: Sürekli izleme yeteneği saye­sinde, riskler potansiyel bir sorun haline gelmeden önce hızla belir­lenip önlem alınabilir.

● Maliyet azalması: Uzun va­dede, manuel iş yükünün azalması ve hataların erken tespiti, dolan­dırıcılık ve uyumsuzluktan kay­naklanabilecek maliyetleri düşü­rür.

● Şeffaflık ve güven: Otoma­tikleştirilmiş ve veriye dayalı de­netim süreçleri, denetim sonuç­larının şeffaflığını artırır ve yöne­time daha güvenilir bir denetim güvencesi sunar.

Bir işyerini denetlemeye gelen müfettiş, ilgili müdüre, "Birimi­nizde ne tür bir yönetim anlayışı var?" diye sormuş.

Müdür, "Efendim, bizde, 'yapı­labilecek en kötü şeyi yapın' ilkesi geçerli," demiş.

Müfettiş şaşkınlıkla, "Bu nasıl bir yönetim anlayışı?" diye sor­muş.

Müdür, "Çünkü yapabilecek en kötü şeyi yaptığınızda, her zaman daha iyisini yapma şansınız olur" diye cevap vermiş.

Sonuç olarak:

Dijital iç denetim, şirketlerin daha çevik, risk odaklı ve veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olan modern bir yaklaşımdır.

Son yıllarda yapay zeka uygula­maları her alana yayılmış ve özel­likle devlet denetim mekanizması tarafından da kullanılmaya baş­lanmıştır. Şirketlerin mali dene­tim sürprizleriyle karşılaşmama­sı için etkin bir iç denetim süre­cine sahip olması şarttır. Çünkü ancak bu şekilde şeffaf ve etkin bir yönetim sağlanabilir.

Şirketinizin mevcut iç denetim süreçlerini dijitalleştirmeyi dü­şünme zamanı gelmedi mi?